Dane i bezpieczeństwo

Twoje konto

• Logowanie dwuetapowe: po haśle podajesz kod z aplikacji w telefonie. Dla zespołu Āori jest obowiązkowe, hotel może go wymagać od całego swojego zespołu.
• Hasła przechowujemy wyłącznie jako skrót, którego nie da się odczytać. Nikt w Āori nie zna Twojego hasła.
• Po 10 nieudanych próbach logowania konto blokuje się na 15 minut.
• Trzy role: koordynator, administrator hotelu, administrator Āori. Każdy widzi tylko to, czego potrzebuje.

Dane Twojego hotelu

• Aplikacja i baza danych działają na serwerach we Frankfurcie, w Unii Europejskiej, u dostawcy Render. Tam zapisane są wydarzenia, BEO, oferta hotelu i historia zmian. Połączenie jest szyfrowane.
• Każdy hotel widzi wyłącznie swoje dane. Sprawdzamy to automatycznymi testami przy każdej zmianie aplikacji.
• Dziennik dostępu pokazuje administratorowi hotelu, kto i kiedy się logował, oglądał i pobierał dokumenty. Widać w nim także każde wejście zespołu Āori.
• Dane osobowe z wydarzeń usuwają się automatycznie po czasie, który wybiera hotel: od 3 do 36 miesięcy.
• Na życzenie hotel dostaje komplet swoich danych w jednym pliku, a po zakończeniu umowy dane usuwamy.
• Kopie zapasowe bazy powstają w sposób ciągły.

Sztuczna inteligencja

• Do odczytu wątku mailowego używamy modelu AI Claude firmy Anthropic, przez API. Model działa poza Unią Europejską, w USA, na podstawie standardowych klauzul umownych. Dostawca nie trenuje modeli na tych danych i standardowo usuwa je w ciągu 30 dni (wyjątkiem są treści oznaczone przez jego systemy jako naruszenie zasad).
• Zanim wątek trafi do modelu, zastępujemy dane osobowe znacznikami (opis niżej).
• Przy imporcie oferty hotelu z PDF do modelu trafia też treść tej oferty, żeby przepisać ją do szkicu sal, pozycji i cen. Szkic sprawdza i zatwierdza człowiek.
• AI tylko odczytuje ustalenia z maila. Ceny i podatek liczy zwykły kod według cennika hotelu, a pozycja bez ceny jest oznaczona „CENA DO UZUPEŁNIENIA” i blokuje zatwierdzenie.
• Nic nie trafia do kuchni ani do klienta bez decyzji koordynatora. Każda poprawka w BEO jest zapisana z godziną.
• Treść maila traktujemy jak dane z zewnątrz: polecenia ukryte w wiadomości nie sterują systemem i są zgłaszane koordynatorowi jako podejrzane.

Pseudonimizacja przed AI

Zanim wątek trafi do modelu AI, system zastępuje znacznikami:

• imiona i nazwiska, także w odmianie (np. „Pani Karolino”),
• adresy e-mail,
• numery telefonów,
• NIP i PESEL,
• numery kont i kart,
• adresy pocztowe.

Model widzi np. „[OSOBA_1], tel. [TEL_1]”. Prawdziwe dane zostają w systemie i wracają do BEO dopiero po odczycie. Nazwy firm, liczby gości, daty i ceny zostają, bo są potrzebne do BEO.

Co dokładnie zobaczyło AI

W każdym BEO koordynator widzi podgląd „Co zobaczyło AI” z listą ukrytych danych.

To minimalizacja danych, a nie pełna anonimizacja. Na przykład imię wspomniane raz w środku zdania, bez zwrotu „Pan” lub „Pani”, może zostać w tekście. Dlatego podgląd pokazuje zawsze dokładnie to, co trafiło do modelu.

Komu powierzamy dane

Hotel jest administratorem danych swoich gości i klientów, a Āori przetwarza je w jego imieniu. Korzystamy przy tym z tych dostawców:

O zmianie na tej liście informujemy hotele z wyprzedzeniem. Z każdym hotelem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Wzór umowy wyślemy na prośbę: kontakt@aoristudio.pl.

Czego nie mamy

Jesteśmy małą firmą i nie mamy własnych certyfikatów ISO 27001 ani SOC 2. Mają je dostawcy naszej infrastruktury.

Jak rozpoznać próbę oszustwa

• Logujesz się tylko pod adresem app.aoristudio.pl. Zapisz go w zakładkach i nie szukaj strony logowania w wyszukiwarce.
• Nigdy nie prosimy o hasło ani kod z telefonu: ani mailem, ani przez telefon.
• Podejrzaną wiadomość prześlij na support@aoristudio.pl.

Zgłoszenia

Błąd bezpieczeństwa zgłosisz na support@aoristudio.pl. Odpowiadamy w ciągu 2 dni roboczych. O naruszeniu ochrony danych informujemy hotel najpóźniej w 48 godzin od wykrycia.

Demo

W demo na demo.aori.studio wszystkie dane są fikcyjne (hotel Lazur Hotel & Conference). Prosimy, nie wklejaj tam prawdziwych wątków z danymi gości.